วิธีการสมัครจดหมายเข้า
วิธีการสมัครจดหมายเข้า
เอกสารที่จะมาถึงในองค์กรขึ้นอยู่กับการบัญชี โดยปกติการลงทะเบียนของจดหมายขาเข้าเป็นงานของสำนักงาน แต่ในกลุ่มเล็ก ๆ หน้าที่นี้มักจะได้รับมอบหมายให้เลขานุการ วิธีการออกแบบการติดต่อตามกฎจะอธิบายไว้ในรายละเอียดในคำแนะนำภายในสำหรับการบันทึกข้อมูล หากไม่สามารถใช้งานได้เมื่อประมวลผลเอกสารใหม่คุณต้องปฏิบัติตามลำดับการทำงานบางอย่าง
คุณจะต้อง
- - บันทึกการติดต่อเข้ามา;
- - แสตมป์ "จดหมายขาเข้า"
การเรียนการสอน
1
ยอมรับและจัดเรียงจดหมายที่เข้ามา คุณต้องเปิดทั้งหมด การเขียนยกเว้นบุคคลที่มีสัญกรณ์พิเศษเช่น "ส่วนตัวผู้นำ "หรือ" ความลับ "เป็นต้น อย่ารีบเร่งที่จะโยนซองจดหมายก่อนอื่นให้ตรวจสอบว่ามีการระบุที่อยู่ที่ส่งคืนไว้ในข้อความหรือไม่ การลงทะเบียนไม่จำเป็นต้องมีเอกสารทางบัญชี (ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้), ขอแสดงความยินดี, สื่อส่งเสริมการขาย
2
ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายที่ได้รับในสมุดรายวันการลงทะเบียนจดหมายขาเข้า อาจเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือแบบดั้งเดิม (กระดาษ) เมื่อกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ให้ทำตามคำแนะนำของนักพัฒนาซอฟต์แวร์ ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยให้งานเสมียนช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามในการรวมกันเป็นสิ่งสำคัญการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์การป้อนข้อมูลอย่างเคร่งครัดมิฉะนั้นเอกสารจะสูญหายไปในฐานข้อมูล
3
คุณสามารถซื้อนิตยสารแบบดั้งเดิมได้หรือพิมพ์ด้วยตัวคุณเองในโน๊ตบุ๊คขนาด A4 ความต้องการหลักของมันคือความเรียบง่ายของการค้นหาความชัดเจนและความถูกต้องของการบรรจุ สะดวกในการเข้าสู่ระบบในรูปแบบของตารางด้วยคอลัมน์ต่อไปนี้: 1. วันที่ลงทะเบียน จดหมายที่เข้ามาควรได้รับการพิจารณาในวันที่ได้รับและตอนเย็นจะถูกส่งต่อไปยังหัวหน้าเพื่อตรวจทานเว้นแต่จะมีการดำเนินขั้นตอนอื่นในองค์กร หมายเลขทะเบียน แอ็ตทริบิวต์ของเอกสารประกอบด้วยหมายเลขโฟลเดอร์ของกรณี "เอกสารขาเข้า" (ตามศัพท์ที่ได้รับอนุมัติของกิจการขององค์กร) และหมายเลขซีเรียล (จากต้นปีปฏิทิน) ของจดหมายที่ได้รับ ตัวอย่างเช่น "เลขที่ 01-12-273" โดยที่ 01-12 เป็นหมายเลขคดีเลขที่ 273 เป็นหมายเลขตัวอักษรที่ไม่ซ้ำกัน จดหมายที่เข้ามาทั้งหมดจะถูกลงทะเบียนครั้งเดียวโดยไม่คำนึงถึงจำนวนสำเนาที่ได้รับในภายหลังรวมถึงสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ 3. ผู้เขียนจดหมาย (องค์กรเอกชน) ตัวอย่างเช่น "Meeting" LLC หรือ "Regional Administration, รองหัวหน้า V.Sidorov" ฯลฯ 4. ธีมของเอกสาร คอลัมน์นี้สามารถกรอกข้อมูลจากชื่อหนังสือหรือย่อความคิดหลักหลังจากได้อ่านแล้ว เขียนเพื่อให้ในภายหลังคุณสามารถเรียกคืนชนิดของเอกสารได้อย่างง่ายดายและอธิบายให้เพื่อนร่วมงานทราบ ตัวอย่างเช่น "เกี่ยวกับการทำสัญญาบริการขนส่ง" หรือ "การให้ข้อมูลเกี่ยวกับภาษีเงินได้จนถึงวันที่ 12 ธันวาคม 2554" เป็นต้น 5. ศิลปิน กรอกกล่องหลังจากที่ได้รับวีซ่าของหัวหน้าแล้ว ใส่ชื่อพนักงานที่จะเตรียมคำตอบ ที่นี่เครื่องหมายวันครบกำหนด วันที่ตอบจดหมายเร่งด่วนควรมีเครื่องหมายสีหรือขีดเส้นใต้ หมายเหตุ คุณสามารถบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้จัดการหรือระบุว่ามีการใช้งานที่สำคัญในจดหมายหรือทำเครื่องหมายจำนวนสำเนาที่พนักงานมีในที่ทำงาน
4
กรอกตารางตามดุลยพินิจของคุณ ตัวอย่างเช่นการกลัวความปลอดภัยของเอกสารให้เลือกคอลัมน์สำหรับลายเซ็นของศิลปินเมื่อได้รับหนังสือ อย่างไรก็ตามอย่าให้นิตยสารมากเกินไปและบันทึกรายละเอียดที่มากเกินไป ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดมีเอกสารแบบฟอร์มการลงทะเบียนช่วยในการติดตามขั้นตอนการทำงานเท่านั้น
5
ใส่ตัวอักษรทั้งหมดลงบนแสตมป์ซึ่งระบุประเภทของจดหมาย - "Inbox" การแสดงผลควรอยู่ที่มุมล่างขวาของหน้าแรกของเอกสาร ตรวจสอบว่าข้อความไม่ซ้อนทับกัน หมายเลขซีเรียลและวันที่ได้รับควรจะป้อนด้วยตัวเองในบรรทัดของการพิมพ์
